10 خطوات لتحسين الإنتاجية في العمل.. لا تقع فريسة للتوتر

إذا كنت تعاني من جدول مزدحم من المهام اليومية عليك اتباع عدة خطواتك ستساعدك على الإنجاز

في مختلف المؤسسات يعاني الكثير من وجود قائمة طويلة من المهام التي يجب إنجازها في مواعيد محددة، وربما يزداد الأمر صعوبة عند تراكم التزام تلو الآخر.

هذه الصعوبات يمر بها الجميع في مختلف المناصب والمسئوليات وتسيطر حينها علينا هواجس عدم الإنجاز والقلق إزاء العمل والذي ينعكس في كثير من الأحيان على حياتنا الخاصة، ولكن يكفي القول بأن الفاصل بين الموازنة بين المهام والوقت المتاح يكمن في تنظيم أدق تفاصيل الحياة العملية يوميا.

وفي سبيل ذلك هناك 10 خطوات حددتها مجلة "هارفارد بزنس ريفيو" يمكن التعامل بها لرفع إنتاجية العمل وتجاوز هواجس عدم الإنجاز، وهي كالتالي:

1- لا تحتفظ بالمهام في رأسك

تنهمر مسئوليات عديدة علينا من كل حدب وصوب عبر الاجتماعات والهاتف والبريد الإلكتروني، فليس من الصحي أن يتجمع كل هذا في رأسك وتظل تحت رحمة الارتباك والنسيان.

ومن ثم عليك تفريغ كل ما لديك في أجندة الأعمال سواء ورقية أو رقمية مع تصنيف طبيعة كل مهمة مثلا اجتماع، مهمة مكتبية، خارج المكتب، مكالمة هاتفية، وبذلك تتجنب الانشغال الدائم لذهنك.

2- تفويض المهام

جزء رئيسي من نجاح الأشخاص خاصة القادة هو تحديد المهام القابلة للتفويض وإسناد إنجازها إلى الموظفين.

هذه مهارة خاصة قد لا يتمتع بها الجميع فتحتاج إلى قدر كبير من المرونة والثقة في الغير في آن واحد.

وتحقق حزمة مزايا، منها تطوير الموظفين مهنيا، تفرغ القادة للأعمال التي تتطلق خبرات ومهارات أعمق، وخلق جسر من الثقة والتفاهم مع فريق العمل.

3- تقسيم المهام وتحديد مدة زمنية

وسط التخمة اليومية للمهام التي تلقى على عاتقنا يوميا، من الأفضل تقسيمها عبر مستويين.

المستوى الأول يعتمد على تصنيف المهام إلى عناصر رئيسية، أما الثاني تحديد مدة زمنية لإنجاز كل عنصر.

• "هارفارد بزنس ريفيو العربية" تنظم مؤتمرا حول التعليم في دبي
  

4- اختر المهام حسب الأولوية والمدة المطلوبة

بعد تحديد مدة زمنية لكل مهمة، عليك تقدير أن 20% من وقت العمل سيكون خارج السيطرة من اتصالات مفاجئة ونقاشات جانبية وزيارات مكتبية من زملاء العمل.

ثم عليك تصنيف المهام حسب أولوية الإنجاز وتأثيرها في سير الأعمال ووالموعد المستهدف لإتمامها.

5- عاين المهام بعين الرضا

يخطئ البعض حين يظن أن تحقيق الإنتاجية مرهون باتباع عدة خطوات ننفذها بشكل آلي، فهناك ضرورة للجمع بين القلب والعقل أثناء عملية تخطيط جدول الأعمال.

يجب أن يكون هناك رضا من الداخل إزاء الأعمال التي تؤديها فذلك يفرع طاقة الإنجاز والدافعلية لبذل أفضل ما لدينا خلال ساعات العمل.

6- ابدأ بالمهام الكبيرة

من الحكمة وضع المهام الكبيرة في مقدمة الأعمال الصباحية حيث يكون كل منا في قمة نشاطه وحيويته، وتخصيص أخر اليوم لإنجاز المهام الصغيرة مثل ترتيب المكتب أو تحديد أعمال اليوم التالي.

ومع ذلك هذه النصيحة قد لا تناسب البعض بسب اختلاف أنماط العمل من شخص آخر، فقد يرتاح البعض حين ينجز الكثير من الأعمال الصغيرة أولا، مما يشعره ببعض الإنجاز ودفعه للإقبال على المهام الكبيرة بنشاط.

7- استثمر الوقت الضائع

الوقت الضائع الذي سبق أن حددناه في خطة الأعمال اليومية، يمكن الاستفادة منه بتحديد 5 إلى 10 دقائق فترة التقاط الأنفاس كل 90 إلى 120 دقيقة.

• من هم أصحاب الصافرة؟.. مطلوبون للعمل في الحكومات والشركات
  

يمكنك خلال الوقت الضائع الوقوف في الشرفة أو المشى في الخارج أو الاتصال بشخص تحبه، فذلك يقلل كثير من التوتر ويوفر بعض الراحة لذهنك.

8 – كلمة "لا" مطلوبة أحيانا

عند الانتهاء من ترتيب جدول أعمالك، كن مستعدا بأن هناك مهامات طارئة ستطلب منك باعتبار أنك في بيئة عمل مشتركة، ولكن تنبه القبول العفوي أو الفوري لكل المهم قد يصيبك بمزيد من الإحباطات.

ولعلاج ذلك عليك أن تأخذ في اعتبارك أمرين، الأول إعداد معايير واضحة لما يمكن أن تقل إضافته لجدول الأعمال، وتصنيف الأعمال الطارئة التي تستحق أن تحل محل أعمال أخرى.

أما الأمر الثاني فهو ترتيب رد لبق وحازم تواجه بها محاولات استنزاف وقت في أداء أعمال غير مجدية أو خارج نطاق مسئولياتك.

9- لا تترك الباب مفتوحا دائما

ترك الباب مفتوحا طوال الوقت للآخرين لمقاطعة ما نقوم به من أعمال لا يساهم إلا ف هدر أوقاتنا وتقليل حجم الإنتاج.

لا يمكن أن ننصح بالعزلة وعدم الاستماع للآخرين، إنما الامر يتعلق بتحديد نموذج تواصل للموظفين عند الضرورة القصوى، والاتفاق مع زملاء العمل على مواعيد معينة على مدار اليوم يمكن طرح فيها الاستفسارات التي لا ترتبط بأعمال حاسمة وفورية.

10- تصدَّ لمُهدرات الوقت

مثلما أسهمت التكنولوجيا في تحسين قدراتنا على إنجاز الأعمال، فهي أيضا تهدر الكثير من الوقت حين نقبل على الإطلاع على منصات التواصل الاجتماعي باستمرار، الأمر الذي يقتضي وضع وقتا محددا على مدار اليوم للولوج إلى هذه الشبكات.

أما البريد الإلكتروني الذي قد يشغل بال الكثيرين ويهدر أوقاتهم على مدار اليوم، فمن الأفضل اعتماد ثلاث فترات محددة خلال اليوم للتصفح وليكن في الصباح والظهيرة وقبل نهاية العمل بساعة واحدة.